Logo The Cloud Company

5 stappen voor een actieve doelgroep op een online platform

Hoe creëer en behoudt je een actieve doelgroep op een online platform? The Cloud Company ontwikkelde het ActivatieModel DIgitaal Samenwerken.

In de afgelopen jaren zijn er meerdere sociale, online platformen op de markt gekomen met als gemeenschappelijk doel “het verbinden van mensen binnen organisaties en bedrijven”. In de praktijk daalt de attentiewaarde van deze platformen kort na de aanschaf gestaag, waardoor er binnen enkele maanden sprake is van beperkte activiteit uitgevoerd door een klein groep leden. In dit artikel wordt het door The Cloud Company ontwikkelde ActivatieModel Digitaal Samenwerken uitgelegd, dat handvaten biedt om leden op een sociaal (kennis)platform actief te krijgen en te houden. Je leest hier alles over een creëren en behouden van een actieve doelgroep op een online platform.


Note: Dit artikel verscheen eerder op Frankwatching.

Actieve doelgroep op een online platform

Het is relatief eenvoudig om mensen in het begin op het platform te krijgen, maar terugkomen en actief blijven participeren is een ander verhaal. Met het ActivatieModel is het proces van activeren en behouden van leden methodisch in kaart gebracht. Ongeacht het exacte doel van de inzet van het sociaal platform hebben organisaties vrijwel altijd één overeenkomst met wat ze willen bereiken; onderlinge betrokkenheid.


platforms blackboard, qollap en yammer

Voorbeelden van online platformen, van links naar rechts: Blackboard, Yammer en Qollap.


In dit stuk gaan wij uit van de inzet van het sociaal, digitaal platform voor projecten en niet als de nieuwe, sociale variant van het bestaande intranet waar de mate van activiteit grotendeels wordt overgelaten aan de deelnemers zelf. Het ActivatieModel is opgedeeld in vijf stappen.

Fase 1. Preparation

preparationDe eerste fase bestaat uit de voorbereiding. Hier worden de randvoorwaarden uitgewerkt van het project, zoals: “Wie zijn de experts en ambassadeurs?”, “Wat is het doel dat bereikt moet worden?” of “Welke rol zal het management innemen in relatie tot het project?” De antwoorden op deze cruciale vragen keren terug in alle opvolgende fases. Op deze manier blijft het project zo dicht mogelijk bij de oorsprong en wordt het doel niet uit het oog verloren.


Tijdens het bepalen en omschrijven van de doelgroep wordt er rekening gehouden met het feit dat een klein deel van de groep op voorhand zal afhaken. Zij staan ook wel bekend als “de achterblijvers.” Ongeacht de specifieke reden van hun afwezigheid, ligt het percentage van deze groep rond de twintig procent en heeft daarmee een beperkte invloed op de resultaten.

majority vs experts vs early adaptors

De rol van het management wordt tijdens deze eerste fase eveneens bepaald. Nemen zij een actieve houding aan, of juist terughoudend? Participeren ze of kijken ze toe? Zijn ze zichtbaar of juist niet? Deze rol mag niet worden onderschat. De aanwezigheid van het management op het platform verdient de sterke voorkeur omdat zij daarmee het platform gewicht toekennen.

ready

Dit laat onverlet dat de experts en ambassadeurs in de praktijk, en in deze fase, het project/ het platform daadwerkelijk dragen. Zij bepalen de relevante onderwerpen voor het project, zetten de beoogde activiteiten in tijd uit en stimuleren de deelnemers om hun stem te laten horen.

Experts bestaan uit deskundigen die kennis over het betreffende project hebben. Ambassadeurs zijn mensen die al langer bij het project betrokken zijn of uit persoonlijke interesse een bijdrage willen leveren.

 Fase 2. Ready…

Vanwege de centrale rol van de experts en de ambassadeurs is de tweede fase aan hen gewijd om zo te zorgen voor (extra) motivatie, inspiratie en enthousiasme. Tijdens dit “get ready” moment worden de wederzijdse verwachtingen en doelstellingen met elkaar gedeeld tijdens een offline KickOff meeting.

Fase 3. Set…

3. setOok denken de experts en ambassadeurs dan actief mee over de derde fase; het uitbreiden van de groep deelnemers/leden. Door middel van onder andere de “word of mouth” tactiek en het “snowball effect” krijgen steeds meer mensen lucht van het platform, om uiteindelijk via zowel on- als offline kanalen uitgenodigd te worden om daadwerkelijk deel te nemen. De experts en ambassadeurs spelen in deze fase opnieuw een centrale rol doordat ze actief en veelvuldig communiceren met bestaande en aspirant leden.


 Fase 4. Go!

4. go!  activeer early adaptors en majorityTijdens fase 4 is het tijd om de early adaptors en de majority te activeren, een cruciale stap, want nu gaat het om het bereiken van een kritische massa deelnemers. Het aantal deelnemers moet in korte tijd voldoende zijn voor nieuwkomers om het platform als dynamisch en boeiend te ervaren. De experts en ambassadeurs zijn de motor van het activatieproces. In veel gevallen starten zij met het geven van een offline kick-off meeting. Daar activeren ze de overige deelnemers met input voor een eerste discussie, vraagstukken, relevante onderwerpen, inspirerende voorbeelden etc.


Op deze bijeenkomst(en) worden de aspirant deelnemers uitgenodigd om naar het online kennisplatform te gaan. Het is belangrijk om in deze fase in te spelen op de intrinsieke motivatie van de doelgroep. Duidelijk moet worden gemaakt wat er voor hen in zit. Daarnaast moet het belang vanuit het organisatorisch perspectief worden benadrukt.

Fase 5. And maintain

5. maintain / behoud activiteitHet behouden van een actieve groep leden staat centraal in de laatste fase; een terugkerend proces. Een belangrijke rol is hierbij weggelegd voor het management. Deze hoeft niet groot te zijn, maar wel zichtbaar. Erkenning van het belang van de inzet van, en het werken op het platform kan groot of klein zijn, zolang het maar wordt opgepikt door de deelnemers/de community. Het motiverende effect van het zichtbare management mag niet worden onderschat.


Tijdens deze maintenance fase moet rekening gehouden worden met de gesegmenteerde groepen (de experts & ambassadeurs en de early adaptors & majority) om zo goed mogelijk in te kunnen spelen op de verschillende motivaties en interesses van de deelnemers. Zo zijn transparant werken en een waarderingssysteem cruciaal. Andere voorbeelden van activatietechnieken zijn weergegeven in het ActivatieModel hieronder.


Activatie model 5 stappen

Door de community te blijven monitoren worden de voortgang en de activiteiten van zowel de deelnemers als het project in de gaten gehouden. Waarnemen en analyseren van het platform en de leden geven de mogelijkheid om tussentijds actief te interveniëren wanneer de mate van activiteit afneemt. Door de activatietechnieken uit fase 5 herhaaldelijk te blijven toepassen gedurende het gehele project, worden de participanten blijvend geactiveerd.


Het ActivatieModel wordt ingezet op projecten die een begin, midden en einde kennen. Door de tijdspanne beperkt te houden en naar bepaalde doelstellingen toe te werken, leveren bovenstaande fasering en monitoring een hoge mate van zekerheid op dat het platform niet stil valt en een voortdurende stroom van activiteiten laat zien.

Achtergrond

Het ActivatieModel Digitaal Samenwerken wordt ingezet op het sociale kennisplatform Qollap, ontwikkeld door The Cloud Company en Stamkracht.