Logo The Cloud Company

Case study: Flexibel Bestemmen, Gemeente Overbetuwe

Voor de Gemeente Overbetuwe was het tijd om een nieuw bestemmingsplan op te stellen voor de dorpen Zetten en Hemmen. Hoe pak je dat aan in een samenleving waar de burger steeds meer inspraak wil? Door de burgers erbij te betrekken!

De gemeente Overbetuwe heeft in de periode maart tot juni 2015, samen met haar inwoners en ondernemers, het project ‘Flexibel Bestemmen’ opgezet en uitgevoerd. Expliciet werden zoveel mogelijk betrokkenen gevraagd actief mee te denken en te discussiëren over wat zij in het nieuwe bestemmingsplan terug wilden zien komen.

Via een online platform en de speciaal ingerichte Woonkamer konden de betrokkenen stellingen bedenken, deze posten, erover discussiëren en uiteindelijk hun voorkeurstemmen uitbrengen. Van te voren werd afgesproken dat, als een stelling meer dan 80% ‘eens-stemmen’ kreeg, het in het bestemmingsplan zou worden opgenomen. Uiteindelijk worden hierdoor 17 stellingen direct in het bestemmingsplan opgenomen.

Hoe spreek je een doelgroep aan die alleen dezelfde woonplaats als overeenkomst heeft? Hoe zorg je voor betrokkenheid van de burgers? Waardoor gaan ze (samen) voor de gemeente aan de slag? Aan de hand van de 9 voorwaarden voor succesvolle burgerparticipatie[LINK], lichten wij de casus Gemeente Overbetuwe, Flexibel Bestemmen toe.

1. Betrek burgers zo vroeg mogelijk bij het proces

De woonkamer in Gemeente Overbetuwe

Nog voordat het platform open ging, werden de burgers geïnformeerd over het project. Zo zijn een twintigtal vrijwilligers gevraagd voor de Kick Off, een offline meeting, om mee te denken over passende thema’s en de eerste stellingen. De mensen die hiervoor benaderd werden beschikten over voldoende en uiteenlopende achtergrondkennis en namen een centrale positie in één van de twee dorpen in. Daardoor werd er van meet af aan zowel vanuit burger- als expertoogpunt gekeken naar de opzet van het nieuwe bestemmingsplan.

Daarnaast werden de burgers geïnformeerd over Flexibel Bestemmen via fysieke communicatiemiddelen als krantenartikelen en flyers. Hoewel directe ‘conversie’ moeilijk te bepalen is (er kwamen nauwelijks directe aanmeldingen binnen), bleek dit in de latere fase van het activeringsproces van cruciaal belang. Tijdens de promotie-activiteiten reageerden de burgers enthousiast, omdat ze juist via offline media al over het project hadden gehoord. Duidelijk werd dat de bewoners de lokale media trouw lazen en dat flyers niet direct richting oud papier gingen.

2. Formuleer een helder doel en schets concreet de kaders

“Zo goed mogelijk inzicht krijgen in welke onderwerpen de inwoners en ondernemers van Hemmen en Zetten in het bestemmingsplan willen zien”. Dit doel werd voortdurend naar voren gebracht. Als kader gold dat zo veel mogelijk inbreng een plek in het bestemmingsplan moest krijgen. Als er stellingen of opmerkingen werden gepost die daar buiten vielen, werd daar vriendelijk op gewezen en indien mogelijk alternatieven voor het geposte onderwerp aangereikt. Zo kwamen er opmerkingen over het onderhoud en de kwaliteit van stoepen, terwijl dit echter geen onderwerp in een bestemmingsplan is.

Flexibel Bestemmen qollap stellingen

3. Maak het traject niet te lang

Korte projecten blijken vaak succesvoller dan lange projecten. Het helder communiceren van deadlines is groot belang en stimuleert de activiteit. Het project Flexibel Bestemmen heeft dit uitgangspunt opnieuw bevestigd.

Halverwege het project werden de geplaatste stellingen en bijbehorende reacties in kaart gebracht. Dit was nodig om de opvolgende ‘stemfase’ te kunnen creëren en het platform opnieuw in te richten. Het project bestond uit twee fases waardoor er sprake was van een ‘online pauze’. Dit is vanaf het begin gecommuniceerd naar de doelgroep. Door Flexibel Bestemmen als het ware op te splitsen, werden de inwoners en ondernemers van Zetten en Hemmen tweemaal een relatief korte periode gegeven om mee te doen. Dit creëert een gevoel van exclusiviteit en urgentie, en motiveert om mee te doen aan het project. In totaal heeft het project vier maanden geduurd.

4. Maak een mix tussen online en offline

Hoe bereik je een doelgroep waarvan de woon- en/of werklocatie op het eerste oog de enige overeenkomst is? Dat was de uitdaging bij de activatiefase van dit project. Bovendien is niet iedereen online, waardoor zowel on- als offline communicatiemiddelen werden ingezet. Er zijn bijvoorbeeld bijna 500 ‘Bestemmingsplantjes’ uitgedeeld in het centrum van Zetten. Dit waren kleine plantjes die inwoners en ondernemers gratis meekregen. Bijgaand ontvingen ze een flyer over het project en informatie hoe ze mee konden doen. Uiteraard mochten mensen het plantje voor buren en mede-inwoners meenemen, om ze over het project in te lichten en te stimuleren om mee te doen.

Flexibel bestemmen bestemmingsplant

Naast het Bestemmingsplantje is het Twitter account van Gemeente Overbetuwe veel ingezet, zijn er flyers uitgedeeld, is Flexibel Bestemmen herhaaldelijk in dorps-, gemeente- en regionalekranten beschreven en is De Woonkamer ingericht: een unieke ruimte in Zetten die tijdens dit project twee dagen per week open was. Hier konden geïnteresseerden langslopen met vragen en offline meepraten over het project en de stellingen. Op deze manier boden we ook de mensen zonder internet een luisterend oor. Alle daar besproken stellingen zijn onder het profiel ‘De Woonkamer’ op het platform beland.

5. Maak gebruik van maatschappelijke acceptatie van social media 

Tegenwoordig maakt bijna iedereen gebruik van een of meer sociale media kanalen. Dit komt goed van pas tijdens het activeren van burgers. Online sociale media zijn makkelijk in gebruik en naar eigen tijdsvoorkeur te gebruiken. Voor Flexibel Bestemmen is het gebruikersvriendelijke Qollap ingezet. Dit is een online platform dat qua gebruikersinterface lijkt op de sociale platforms Facebook en Yammer.

Op dit platform konden de inwoners en ondernemers van Zetten en Hemmen hun stellingen plaatsen, en onderling reageren. Met meer dan 300 leden en 80 geplaatste stellingen was het inzetten van dit platform een succes! Daarnaast hebben gemiddeld 125 mensen gestemd op de stellingen, waardoor de Gemeente Overbetuwe inzage kreeg in de prioritering van de stellingen omtrent het Bestemmingsplan.

6. Geef ruim publiciteit aan het bestaan van het project en het digitale platform

Tegenwoordig maakt bijna iedereen gebruik van een of meer sociale media kanalen. Dit komt goed van pas tijdens het activeren van burgers. Online sociale media zijn makkelijk in gebruik en naar eigen tijdsvoorkeur te gebruiken. Voor Flexibel Bestemmen is het gebruikersvriendelijke Qollap ingezet. Dit is een online platform dat qua gebruikersinterface lijkt op de sociale platforms Facebook en Yammer. Op dit platform konden de inwoners en ondernemers van Zetten en Hemmen hun stellingen plaatsen, en onderling reageren. Met meer dan 300 leden en 80 geplaatste stellingen was het inzetten van dit platform een succes! Daarnaast hebben gemiddeld 125 mensen gestemd op de stellingen, waardoor de Gemeente Overbetuwe inzage kreeg in de prioritering van de stellingen omtrent het Bestemmingsplan.

7. Bestuurders en politici ‘moeten’ ook meedoen

De bestuurders en politici zijn tijdens dit project non-stop betrokken geweest. Wethouder Jan van Baal heeft het project officieel geopend. Ook was hij aanwezig bij de laatste offline discussieavond. Hier werden de stellingen waar twijfel over bestond met de een aantal inwoners en ondernemers behandeld. Daarnaast hebben werknemers van de Gemeente Overbetuwe de Bestemmingsplantjes uitgedeeld in Zetten en op straat vragen beantwoord. Op die manier werd de betrokkenheid van de gemeente gedurende het gehele project gecommuniceerd. Tijdens het uitdelen van de Bestemmingsplantjes reageerden burgers heel positief op het project, en in het bijzonder op de mate van betrokkenheid van de gemeente.

Flexibel bestemmen  - woonkamer

8. Wees transparant over de discussie, de uitkomsten en resultaten

Sinds de opkomst van social media kunnen burgers zichtbaar hun (on)genoegen uiten over het doen en laten van hun gemeente. Toch is het spannend om een platform, speciaal voor de inwoners en ondernemers van Zetten en Hemmen, te openen. Betrokken burgers krijgen opeens een hoorbare stem. Het grote voordeel van het werken met een online platform is transparantie: iedereen kan meekijken en meepraten. Een duidelijke afspraak is vanaf het begin van het project gecommuniceerd: als een stelling meer dan 80% ‘eens-stemmen’ kreeg, het in het bestemmingsplan zou worden opgenomen. De uitkomsten van het project zijn ook openbaar gemaakt, 17 stellingen worden naar aanleiding van die regeling in het Bestemmingsplan opgenomen.

9. Accepteer dat het niet vanzelf gaat en leer van de eerste projecten

Activatie blijft lastig: hoe krijgen we mensen geïnteresseerd in onderwerpen die op het eerste gezicht ver van hun bed staan? Wie gaat er als eerste iets plaatsen? Daarom hebben wij de eerste stellingen met een kleine groep op het platform geplaatst. Hierdoor kwamen deelnemers niet in een ‘leeg café’ binnen. Om de grotere groep te (re)activeren bleek mailen (w.o nieuwsbrieven) goed te werken: openingspercentages die gemiddeld boven de 50% lagen, en het feit dat de activiteit op het platform na een nieuwsbrief sterk steeg, lieten zien dat deelnemers hierdoor geprikkeld werden.

Verder zijn de krantenartikelen zeer waardevol geweest tijdens Flexibel Bestemmen. Hoewel conversie moeilijk te meten is, bleek tijdens het uitdelen van de Bestemmingsplantjes dat veel burgers het artikel gelezen hadden. Dit zorgde voor een groeiend vertrouwen omtrent het project, en een lagere barrière om mee te gaan doen. Ook al ‘zie’ je geen direct resultaat, brede inzet van communicatiemiddelen kunnen altijd bijdragen aan het grotere geheel.

De resultaten

Uiteindelijk hebben meer dan 300 mensen uit de gemeente zich opgegeven om online mee te denken en hebben 43 mensen De Woonkamer bezocht. In totaal zijn er 80 stellingen geplaatst. De online activiteiten werden gestimuleerd door onder andere het plaatsen van berichten in de lokale kranten, social media kanalen, nieuwsbrieven en het Bestemmingsplantje.

17 stellingen zijn direct in het Bestemmingsplan beland, omdat meer dan 80% het eens was met de stelling. Hiermee is een deel van het nieuwe Bestemmingsplan dus door de inwoners en ondernemers van Zetten en Hemmen zelf bedacht. Een belangrijke stap voorwaarts voor de burgerparticipatie en de transparante overheid!